У діловодстві, юридичній та адміністративній практиці дуже часто виникає потреба в оформленні копій документів. При цьому варто правильно зазначати автентичність копії – чи є вона дійсною, чи відповідає оригіналу. Найпоширеніші формулювання, які використовуються в Україні, – це «Згідно з оригіналом» та «Копія вірна». Але яку з них правильно використовувати? У яких випадках доцільне одне, а коли інше? Розгляньмо детально – згідно з оригіналом або копія вірна?
Законодавча база
Оформлення копій документів регламентується рядом нормативних актів. Наказом ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» (чинний з 1 вересня 2021 року). Інструкцією з діловодства в державних органах, органах місцевого самоврядування, затвердженою відповідними нормативними актами. Цивільним кодексом України та Кодексом адміністративного судочинства України (у питаннях доказів, копій тощо). Ці документи не завжди прямо диктують фразу, яка має вживатися, але надають орієнтири для оформлення копій, що мають юридичну силу.
Що означає «Згідно з оригіналом»
Згідно з оригіналом чи копія вірна: як правильно писати? Фраза «Згідно з оригіналом» зазвичай використовується в внутрішньому діловодстві або коли особа, яка завіряє документ, є уповноваженою в межах організації (наприклад, працівник кадрової служби, секретар).
Оформлення:
- У нижній частині копії документа пишуть:
«Згідно з оригіналом»
Підпис
Ініціали, прізвище
Посада
Дата
Печатка (за потреби)
Приклад:
Згідно з оригіналом
Начальник відділу кадрів
Сидоренко О.І.
30.05.2025
[Печатка установи]
Це підтвердження, що подана копія повністю відповідає оригіналу, який зберігається в тій же установі.
Що означає «Копія вірна»
Формулювання «Копія вірна» є офіційним посвідченням копії документа. Його застосовують, коли особа (чи орган), що засвідчує копію, підтверджує її відповідність оригіналу, навіть якщо цей оригінал був наданий лише тимчасово.
Це формулювання часто використовується нотаріусами, а також при передачі документів за межі організації – наприклад, до суду, банку, державного органу.
Оформлення:
- Напис «Копія вірна»
- Посада і ПІБ особи, що засвідчує
- Підпис
- Дата
- Печатка (обов’язкова, якщо документ подається у зовнішні органи)
Приклад:
Копія вірна
Директор ТОВ «Реєстрсервіс»
Іваненко І.П.
30.05.2025
Ключові відмінності
Фрази «Згідно з оригіналом» та «Копія вірна» відрізняються не лише за змістом, а й за сферою застосування. Вислів «Згідно з оригіналом» найчастіше використовується у внутрішньому діловодстві установи, коли копія документа потрібна для внутрішнього обігу й підтверджується співробітником, уповноваженим в межах організації. У таких випадках наявність печатки не є обов’язковою, хоча й бажана, особливо для надання більшої ваги документа. Оригінал при цьому зберігається в самій установі.
Типові помилки
Серед найпоширеніших помилок — неправильне використання фрази «Згідно з оригіналом» у документах, які подаються до суду або офіційних зовнішніх органів. Судова установа, наприклад, може відмовити у прийнятті такої копії, оскільки вона не має достатньої юридичної сили.
Ще одна поширена помилка — оформлення копії без підпису або печатки. Навіть якщо фраза «Копія вірна» присутня, але відсутні підпис, ім’я особи та інші реквізити, така копія не визнається офіційною. Часто також трапляються випадки, коли особа, що засвідчує копію, не вказує свою посаду, прізвище або дату — такі недоліки можуть призвести до відхилення документа або визнання його недійсним.
Щоб уникнути подібних проблем, слід чітко розуміти, яке формулювання доречне у конкретній ситуації, і завжди дотримуватись усіх вимог до оформлення: підпис, дата, посада, ініціали та печатка — це не формальність, а необхідні елементи, що підтверджують легітимність копії.
